Sinds begin juli ben ik in contact met een grote overheidsorganisatie die overweegt om Het Nieuwe Werken als kapstok te gebruiken voor zowel een interne als externe herpositionering. Op directieniveau zoekt men naar de juiste eerste stappen. Dit "zoeken" duurt nu al ruim 3 maanden. Ik moest aan hen denken toen ik dit weekend het volgende citaat van Paulo Coelho las, uit "De Strijders van het Licht": "Een Strijder van het Licht maakt tevoren een nauwgezetten studie van de stelling die hij van plan is te veroveren. Hoe moeilijk zijn doel ook moge zijn, er is altijd wel een manier om obstakels te overwinnen. Hij gaat na of er alternatieve wegen zijn, hij slijpt zijn zwaard en laadt zichzelf op, om de uitdaging aan te kunnen. Maar hoe langer hij wacht, hoe meer problemen de strijder ziet opduiken waarmee hij niet had gerekend. Als hij het ideale moment blijft afwachten, zal hij nooit van zijn plaats komen. Er is een beetje gekte voor nodig om de volgende stap te maken. Want zowel in liefde als in oorlog is het niet mogelijk alles te voorzien." Herkenbaar? In onze rationele samenleving wordt "een beetje gekte" nauwelijks nog geaccepteerd. Uit angst fouten te maken, houden topmanagers angstvallig vast aan de veilige (en dus langzame) route, in de hoop dat de tijd hun problemen zal oplossen. Zonde – er is zoveel dat NU al te realiseren is. Waarom niet gewoon beginnen, met een klein stapje in de goede richting?

Vandaag praatte ik bij met de IT manager van een grote universiteit. Hij is enkele maanden binnen en staat voor veel en grote uitdagingen, van zowel technische als organisatorische en culturele aard. Kalm en doordacht vertelt hij over zijn plan van aanpak – het klinkt goed. Dan vraag ik hem naar de grootse verbouwingsplannen van de universiteit, en de rol van het nieuwe werken in de nieuwe huisvesting. “Ach”, zegt hij, “het nieuwe werken slaat hier totaal niet aan. Voor studenten en in het onderwijs, o.k., maar voor de medewerkers? Die moeten er helemaal niets van hebben…” Hij legt uit hoe de universiteit bevolkt is met wetenschappers die er heilig van overtuigd zijn dat een eigen, rustige werkkamer cruciaal is voor hun arbeidsproductiviteit – ook als ze daar maar 2 dagen per week vertoeven. Een clean desk policy zou hen alleen maar tijd kosten. Archiefkosten en andere opslagruimte voor papier zijn ook essentieel voor succes. De vakgroepen, faculteiten en afdelingen op deze universiteit zijn “autonoom” – en dat moet, vindt men, vooral zo blijven. Iedere mogelijke aantasting van deze positie wordt met grote hevigheid bestreden. “Tja”, zo besluit de IT manager, “hoe zou jij dit als adviseur nu oplossen?” Ik moest even nadenken, en hem opbiechten dat ik daar niet direct een antwoord op had. Wel gaf ik hem de volgende overweging mee: zolang in deze cultuur de verantwoordelijkheid voor het oplossen van een dergelijk probleem bij de top wordt neergelegd, en de top dit accepteert, zal er weinig kunnen veranderen. Pas als mensen de verantwoordelijkheid krijgen én voelen om zelf met een oplossing voor het probleem te komen, zal men in beweging komen. Stel dat je een faculteit aangeeft dat voor hun toekomstige huisvesting 20% minder vierkante meters beschikbaar is, en dat ze zelf mogen (en moeten) bedenken hoe ze die meters willen invullen, dan is mijn veronderstelling dat deze faculteit in beweging gaat komen en zelfs uitstekende ideeën bedenkt. Want mensen willen wel meedenken, maar zijn soms verwend met managers die denken dat “Servant Leadership” het oplossen van de problemen voor anderen is. In deze organisatie lijkt autonomie meer op anarchie. En dat kan toch niet de bedoeling zijn.